BUDŻETOWANIE

System EURECA umożliwia tworzenie i kontrolę wykonania budżetu organizacji w ujęciu:

EURECA znacznie ułatwia planowanie wszystkich istotnych zjawisk w przedsiębiorstwie takich jak koszty, sprzedaż, produkcja czy gospodarka magazynowa. Wszystkie plany mogą być tworzone wielowymiarowo dzięki temu w prosty sposób można np. jednocześnie ująć budżet kosztów w podziale na regiony, rodzaje, jednostki organizacyjne, obsługiwane procesy itp.

EURECA zapewnia wydajną i ergonomiczną obsługę procesów planowania. Wielowymiarowe informacje są wprowadzane do systemu tylko raz i to bez ryzyka popełnienia błędów wynikających np. z powtórzeń, planowania tych samych danych w inny sposób przez różne osoby itp. A dzięki technologii OLAP można szybko i wydajnie przetwarzać oraz analizować zgromadzone dane.

Każdy plan może być przedstawiany JEDNOCZEŚNIE w różnych miarach niekoniecznie pieniężnych. Bez problemu jest obsługiwane planowanie ilościowe, a plany mogą być przedstawiane w wybranym układzie czasowym miesięcznie, kwartalnie, półrocznie lub rocznie, w zależności od potrzeb użytkowników.
Między poszczególnymi planami mogą zachodzić zależności, które są definiowane za pomocą wzorów na etapie wdrożenia. Umożliwia to zbudowanie finansowego modelu działalności przedsiębiorstwa, w pełni odzwierciedlającego jego działalność. Drzewiasta struktura planów umożliwia także sprawdzenie wpływu poszczególnych obszarów działalności przedsiębiorstwa na jego sytuację finansową. A ponieważ plany mogą być powiązane ze strukturą odpowiedzialności w przedsiębiorstwie, EURECA staje się narzędziem wspomagającym ocenę pracy menedżerów w firmie.
Struktura planów jest wieloletnia, co umożliwia porównywanie wielkości planowanych z różnych okresów. Budżet przedsiębiorstwa może składać się z wielu budżetów cząstkowych, wprowadzanych przez zarządzających nimi kierowników za pośrednictwem przeglądarki internetowej
Liczba możliwych wariantów planów jest praktycznie nieograniczona. Oznacza to, że można tworzyć plany uwzględniające pesymistyczny, realistyczny lub optymistyczny rozwój wydarzeń, uwzględniać różne poziomy cen zaopatrzeniowych lub planować poziom sprzedaży, w zależności od przewidywanych cen sprzedaży i akcji promocyjnych. Czynniki, które decydują o liczbie wariantów planów zależą od specyfiki konkretnego przedsiębiorstwa.

Jedną z najważniejszych korzyści dla Użytkowników systemu EURECA jest uwolnienie ich od żmudnego sklejania budżetu z wielu arkuszy kalkulacyjnych. Budżety opracowywane przez poszczególnych kierowników/dysponentów budżetów zapisywane są od razu w bazie danych systemu i widoczne dla controllerów finansowych.

Dane o realizacji planów są pobierane z istniejących już w firmie systemów informatycznych. Oryginalna metodologia, opracowana przez Controlling Systems umożliwia pobranie danych do aplikacji ze standardowych, zdefiniowanych na etapie wdrożenia formatów plików.
Dane o wykonaniu planów są pobierane w trybie off-line, z różną częstością, w zależności od potrzeb firmy. Raz pobrane dane o wykonaniu zostają zestawione ze wszystkimi, zdefiniowanymi przez użytkowników wersjami planów. W ten sposób, bez konieczności wykonywania wielu pracochłonnych operacji, stają się dostępne informacje o powstałych odchyleniach, zarówno dotyczące bieżącego okresu, jak i narastająco od początku okresu planistycznego.

Dzięki integracji z pakietem Microsoft Office, w dowolnym momencie można wyeksportować dane z systemu EURECA do arkusza MS Excel i tam przetwarzać dane i tworzyć wykresy oraz raporty graficzne.
Informacje o planie i wykonaniu budżetów cząstkowych są dostępne także za pośrednictwem przeglądarki internetowej. Dzięki temu kierownicy poszczególnych komórek natychmiast uzyskują uaktualnioną informację o poziomie planów i wykonań swoich budżetów cząstkowych łącznie z dostępem do tzw. szczegółów wykonań, czyli listy transakcji (dokumentów) składających się na wykonanie ich fragmentu budżetu.

ANALIZY

Drugi moduł systemu EURECA jest odpowiedzialny za wielowymiarową analizę danych, planowanych i wykonanych, oraz zapytania ad hoc pozwalające wykonywać dowolne, bardzo nawet nietypowe analizy.
Ze względu na specyfikę obsługiwanych zagadnień ta część systemu EURECA, która umożliwia prowadzenie analiz dotyczących zarówno danych planowanych, jak i historycznych, może występować niezależnie od modułu budżetowania.

Wielu Użytkowników potrzebuje dobrego narzędzia do analizy zjawisk zachodzących w firmie, które pozwoliłoby szybko, sprawnie dotrzeć do informacji zarządczych. Zapotrzebowanie na tego typu informacje w każdej firmie jest ogromne. Istnieje cała lista pytań, na które w typowym przedsiębiorstwie wcale nie jest łatwo odpowiedzieć.
Systemy ewidencyjne gromadzą olbrzymie ilości danych, ale nie mają narzędzi do przetworzenia ich na użyteczne informacje i wiedzę. System EURECA wypełnia tę lukę w systemie informacyjnym przedsiębiorstwa.

Dzięki zastosowanej technologii, EURECA jest w stanie dowolnie filtrować dane i analizować ich strukturę. Fascynująca jest obserwacja jak syntetyczna informacja, np. o poziomie sprzedaży firmy, rozbija się z jednej kwoty na składowe – według regionów, grup asortymentowych, sprzedawców, sprzedawców i regionów, sprzedawców i grup asortymentowych, grup asortymentowych i kanałów sprzedaży itd. Dzięki systemowi EURECA informacje „ożywają”, przedstawiają sposób działania całej firmy i najmniejszych komórek organizacyjnych; mocne i słabe strony organizacji; punkty, w których trzeba coś poprawić; przyczyny niepowodzeń i sukcesów.

Ważną funkcją systemu EURECA jest możliwość prowadzenia analiz zgromadzonych danych za pośrednictwem przeglądarki internetowej. Jest to cecha systemu szczególnie istotna dla firm rozproszonych terytorialnie, posiadających wiele oddziałów.
Kierownicy poszczególnych oddziałów mają możliwość analizowania na bieżąco informacji o stanie zasobów finansowych i materialnych, poziomie kosztów czy wynikach swojej placówki oraz całej firmy. Dzięki temu menadżerowie nie są uzależnieni od raportów tworzonych przez pracowników w siedzibie głównej, co zmniejsza nie tylko czas oczekiwania na informacje potrzebne do podejmowania decyzji, ale również redukuje ilość błędów popełnianych w wyniku posiadania nieaktualnych danych.

Zapytania ad-hoc są nieocenionym narzędziem do wyszukiwania nietypowych informacji. Zwykle wiadomo, które produkty sprzedają się najlepiej i najgorzej w firmie. Ale czy sprzedają się one tak samo dobrze lub źle w każdym regionie, w poszczególnych kanałach dystrybucji i grupach klientów? Czy są sprzedawcy, którzy potrafią uzyskać ponadprzeciętne rezultaty, sprzedając mało popularne produkty? Jeśli tak, to jak oni to robią? Jeśli znamy odpowiedzi na tego typu pytania, zmniejsza się ryzyko utraty okazji rynkowych.

Bardzo ważną cechą modułu do zadawania zapytań ad-hoc jest jego ergonomia. Użytkownik posługuje się językiem bardzo zbliżonym do języka naturalnego. Dzięki temu może on łatwo i szybko wykorzystać swoją wiedzę ekonomiczną, nie tracąc czasu opanowanie języka zapytań do baz danych. Raz utworzone pytania mogą być wielokrotnie wykorzystywane, także przez innych użytkowników.